Tulevaisuustunnit™

Entäpä jos testaisit tulevaisuutta? Tunnissa.

8 viikkoa*

4-5 työpajaa

2-3 kokeilua

1 tunti viikossa

* Riippuen kokeilujen määrästä ja niiden kestosta prosessin kesto on 8-12 viikkoa.

Tulevaisuustunnit™ ovat organisaation kehittämistavoitteesta johdettuja määräaikaisia työrupeamia vaihtoehtoisessa tulevaisuudessa. Työkokeiluissa tehdään strategiasta kirkastetun tavoitteen pohjalta työtä kuvitellussa tulevaisuudessa 8 viikon ajan vähintään tunti viikossa. Työkokeilut tuottavat kokemustietoon pohjautuvaa ymmärrystä tulevaisuuden kilpailukykyä luovista työ- ja toimintatavoista sekä johtamisesta.

Tulevaisuustunnit auttaa tuomaan kokemuspohjaista tietoa tulevaisuudesta tämän päivän päätöksentekoon. Malli tarjoaa edelläkävijäyhteisöille ja sellaiseksi haluaville rakenteen viedä strategia ketterästi käytäntöön ja laittaa ideat töihin.
Teemu Ruohonen
Rojektipäällikkö

"Paras tapa ennustaa tulevaisuutta on luoda sitä."

Edellinen lausahdus kuuluu joko Yhdysvaltain 16. presidentille Abraham Lincolnille tai syntyjään itävaltalaiselle hallintotieteilijälle ja liikkeenjohdon konsultille Peter Druckerille. Viisaita miehiä molemmat. Tulevaisuus tapahtuu aina jonkun tekemänä. Mutta onko tulevaisuus sellainen, kuin sen toivotaan itselle olevan? Paras tapa vaikuttaa tulevaan kehitykseen on ottaa aloite omiin käsiin.

Suunnittelu on tärkeää, mutta sen arvo realisoituu vasta kun visiot muuttuvat toiminnaksi. Kehittyminen tarkoittaa, että jotain organisaation, sen jäsenten ja sidosryhmien arjessa muuttuu. Tulevaisuustunnit on toiminnallinen tapa laittaa ideat töihin vaihtoehtoisen tulevaisuuden tutkimiseen ja todeksi elämiseen. Se on hyvin käytännönläheinen keino kerätä todisteita muutosten tekemisen, johtamisen ja päätöksenteon tueksi.

Tulevaisuustunteja voidaan toteuttaa henkilöstön, esimiesten ja erilaisten sidosryhmien kanssa. Malli sopii niin asiakaspalvelijoiden, asiantuntijoiden, projekti- ja kehityspäälliköiden sekä ylimmän johdon toiminnan kehittämiseen. Monialainen yhteistyö rikastuttaa myös kokeilutoimintaa.

Ennakointi

Ennakointi on skenaariotyötä, jossa on tavoitteena tunnistaa erilaisia muutosilmiöitä ja arvioida niiden vaikuttavuutta, minkä pohjalta luoda näkemystä oman toiminnan kehittämistarpeista. Tulevaisuustunnit on toiminnallinen tapa tutkia vaihtoehtoisia tulevaisuuksia, konkretisoida niitä ja oppia niihin liittyvistä arjen vaikutuksista ja mahdollisuuksista.

Strategiatyö

Strategiatyössä kirkastetaan kuvaa organisaation tavoitteesta, tarkoituksesta ja toimintatavoista tavoitteiden todeksi elämiseen. Strategiatyö on perinteisesti suunnittelua. Entäpä jos strategiaa tehtäisiinkin testaamalla erilaisia visioita käytännössä? Tulevaisuustunnit on keino kokeilevaan strategiatyöhön ja toiminnallinen tapa visioida tekemällä.

Palvelukehitys

Miten tulevaisuuden palvelut toimivat? Tulevaisuustunnit voi toimia raamina nopeiden palvelukokeilujen tekemiseen. Työrupeaman aikana voidaan tehdä esimerkiksi käyttäjätutkimusta ja rakentaa prototyyppejä uusien ideoiden testaamiseen.

Työ- ja toimintatapojen kehittäminen

Mikä on organisaation, tiimin tai yksittäisen työntekijän tapa työskennellä ja toteuttaa annettua arvolupausta? Tulevaisuustunnit on ennen kaikkea toiminnallista työn ja toimintatapojen kehittämistä. Se voi tarkoittaa esimerkiksi uudenlaisten tehtävänkuvien tutkimista, toimintakulttuurin kehittämistä tai vaihtoehtoisten prosessien testaamista.

Osaamisen kehittäminen

Muutoskyvykkyys on osaamispääoman kehittymistä. Kyvykkyys on taitoa, jota on aina myös mahdollista kehittää. Tulevaisuustunnit on tiukasti työnhön integroituva osaamisen kehittämisen malli, jossa oppiminen tapahtuu oman arkitekemisen kautta. Malli on myös prosessi, jossa oppimista tuetaan pidemmällä aikajänteellä yksittäisten koulutuspäivien sijaan.

Johtaminen ja esimiestyö

Mitä on tulevaisuuden johtaminen? Millaista esimiestyötä yhteisö jatkossa tarvitsee? Tulevaisuustunnit soveltuu myös vaihtoehtoisten johtamiskäytäntöjen tutkimiseen ja testaamiseen. Tehokkain kokeilu syntyy kun tulevaisuuden työrupeamassa ovat mukana niin työntekijät kuin heidän esimiehensä.

Millaiselle muutokselle haluaisit arkesi altistaa?

Eteneminen

Suunnittelu

Projekti aloitetaan yhteisellä tavoitteen asettamisella. Ennen tekemistä määritellään, mitä halutaan kehittää, kenen kanssa ja mitä kehittämisestä halutaan oppia. Tämän pohjalta työmalli hienosäädetään palvelemaan kehittämistarvetta ja yhdessä sovittua tulostavoitetta.

Prosessi jakaantuu valmistautumis- ja kokeiluvaiheisiin. Ensimmäisessä viritetään visio ja jälkimmäisessä testataan sitä. Tekeminen rytmitetään 2-3 viikon välein pidettävillä yhteisöllisillä työpajoilla (~3h), joiden välissä jokainen osallistuja tekee omaa arjen kokeiluaan. Työpajoihin voidaan sisällyttää myös vierailija-alustuksia.

Yhteisten tapaamisten lisäksi prosessi edellyttää sitoutumista työskentelyyn vähintään tunnin viikossa. 

Valmistautuminen

1. Kehittämisvisio

Valmistautuminen aloitetaan ennakkotehtävällä, jolla pohjustetaan lentävä lähtö ensimmäiseen työpajaan ja varsinaiseen työskentelyyn. Yhteisessä tapaamisessa rakennetaan projektin tavoitteen pohjalta visiota tavoiteltavasta tulevaisuudesta.

Kokeilut

2. Työsopimus

Valmistautumisen pohjalta arvioidaan ja jalostetaan tavoitetilaa, luodaan näky omaan vaihtoehtoiseen tulevaisuuteen ja käynnistetään ensimmäinen työrupeama siellä.

3. Uusi näkökulma

Jaetaan kokemukset ja opit ensimmäisestä kokeilujaksosta. Kootaan tulokset asetetun tavoitteen mukaisesti. Inspiroidutaan uusista ideoista ja suunnitellaan jatkokokeilu.

4. Riman nosto

Jaetaan kokemukset ja opit toisesta kokeilujaksosta. Kootaan tulokset asetetun tavoitteen mukaisesti. Nostetaan rimaa ja valmistellaan jatkokokeilu.

5. Arviointi ja tulosten koonti

Jaetaan kokemukset ja opit tehdystä kokeilujaksosta. Kootaan ja arvioidaan tulokset, joiden pohjalta päätetään jatkotoimenpiteet. Dokumentoidaan syntyneet tulokset.

Tulokset

Projektin konkreettiset tulokset voivat olla esimerkiksi visiopapereita, tarinoita, tarkistuslistoja, palvelu- tai toimintatapakonsepteja, tai prototyyppejä.

Toteutus sisältää yhteenvedon tehdystä työstä ja sen tuloksista. Lisäksi kokemukset dokumentoidaan esimerkiksi lyhyiksi videotarinoiksi.

Case: Vuoden 2022 asiakaskokemustyö vuonna 2017

Asiakas: Helsingin kaupunki

Millaista on asiakaskokemustyö vuonna 2022, kun kaupungin uunituore strategia on täydessä kukoistuksessaan? Entäpä jos kokeillaan elää sitä hetki todeksi jo nyt?

Asiakaskokemussimulaatio oli parin kuukauden ketterä kokeilu digitaalisen asiakaskokemuksen ja sen johtamisen kehittämiseksi. Projektiin osallistui työntekijöitä kaupungin eri toimialoilta, jotka kokeilivat elää tulevaisuutta todeksi tekemällä vuoden 2022 asiakaskokemustyötä vähintään yhden tunnin ajankäytöllä kahden viikon kehittämispyrähdyksissä. Prosessi sisälsi viisi (5) työpajaa toiminnan suunnitteluun, kokemusten käsittelyyn ja oppien kartoittamiseen sekä kolme (3) henkilökohtaista työkokeilua. Lopputuloksena syntyi asiakaskokemuksen johtamisen työkaluja sekä uniikkeja kokemuksia oman työn kehittämiseen.

Lue lisää:

https://digi.hel.fi/blogikirjoitukset/asukas-avainasemassa-digitaalinen-helsinki/

https://digi.hel.fi/projektit/digitaalinen-asiakaskokemus/asiakaskokemussimulaatio

http://teemuruohonen.fi/tyoskenteletko-kuin-huomista-paivaa/

Teemun työskentelytapa on selkeä ja inspiroiva. Hän saa luotua ilmapiirin, jossa ihmiset aidosti kuuntelevat toisiaan, löytävät ratkaisuja yhteisiin haasteisiin ja luovat uutta. Suosittelen lämpimästi!
Marjatta Peltonen
Suunnittelija, Helsingin kaupunki